Бизнес- класс: бухгалтерские счета

Николай Алексеевич КАН приглашает на очередное занятие.

Бухгалтерские книги способны навести ужас на непосвященного. Ему кажется непостижимым, как можно простое и понятное дело расписать в огромном количестве пухлых томов. Слова “а теперь открыжим обороты по дебету” могут повысить давление и понизить все остальное у того, кому они адресованы. Так что же там пишут эти бухгалтеры?

Культура ведения бизнеса включает в себя хотя бы принципиальное понимание бухгалтерских операций. Начиная этот раздел, успокоим читателя: здесь ему не грозит подробное описание всего, что приходится делать бухгалтеру. За рамками нашего курса останутся многочисленные регламентные процедуры бухгалтерского учета и инструкции по их выполнению. Да и бухгалтеру сегодня во многих случаях не приходится задумываться о деталях технологии учета, за него это успешно делают компьютерные программы. Поэтому задача читателя - разобраться, что означают те или иные цифры в бухгалтерских записях, чтобы корректно задавать вопросы специалистам и понимать их ответы.

Стоит только начать любую хозяйственную деятельность, как тут же приходят в движение все производственные ресурсы: деньги, материальные ценности, люди, идеи. Всем этим приходится управлять, и для этого необходимо точно знать, в каком состоянии что находится. А состояние это меняется ежедневно, если не чаще. Производятся расчеты с партнерами и работниками, поступают и выдаются в производство материалы, отгружается продукция...

Смысл записей - двойной

Все надо записывать, но как? Так, чтобы по этим записям можно было точно ответить на любые возникающие в реальном бизнесе вопросы. Сколько и за что должны кому-то вы или партнеры должны вам? Каковы затраты на выполнение каждого заказа и из чего они складываются? Как складываются расходы по подразделениям фирмы? Любой руководитель предприятия готов задать бухгалтеру множество вопросов такого рода. А тот должен уметь ответить на них с помощью своих записей.

Потому-то и записи должны быть не простые! Например, вам оплатили отгруженную продукцию. Эта приятная информация имеет две стороны: во-первых, куда пришла оплата (на банковский счет, в кассу, а может, это вовсе и не деньги, а взаимозачетом или векселем рассчитались); во-вторых, кто оплатил и по какому контракту.

Другой пример: израсходованы материалы на выпуск продукции. Опять две стороны информации: во-первых, какие материалы и с какого склада; во-вторых, на какую продукцию они пошли.

И такая двойственность существует в информации о каждой хозяйственной операции. Потому-то и называют бухгалтерскую запись двойной, что она отражает обе стороны каждого события. Не следует путать двойную запись с двойной бухгалтерией. Двойной бухгалтерии, то есть дополнительному учету “теневых” операций, мы здесь учить не будем. Психологи говорят, что человек и без того к ней подсознательно тянется благодаря вбиваемой с детства школьной фразе “один пишем, два в уме”.

План счетов

Бухгалтерскую двойную запись придумал более 500 лет назад итальянец Лука Паччоли. С тех пор она практически не изменилась. Ее основа - это бухгалтерские счета. В чем их смысл? Даже не сведущий в бухгалтерии человек, записывая в обычной тетрадке свои хозяйственные операции, для удобства разобьет их по смыслу на разные группы. Например, на одном листе будет записывать приход и расход денег по банковскому счету, на другом - по кассе, на третьем - поступление и расходование материалов. А если уж он совсем педант, то эти листы еще и пронумерует. С нашим Лукой именно так и случилось. Придуманные им номера стали называть бухгалтерскими счетами, а их совокупность - планом счетов. Ведение записей по счетам в строгом соответствии с содержанием первичных документов и есть бухгалтерский учет.

Чтобы не возникало разночтений, план счетов утверждает Минфин. Нынешний действует с 2000 года. Вообще таких планов два: один для коммерческих организаций, другой для бюджетных. Мы будем рассматривать только коммерческий план счетов. Номера счетов сами по себе ничего не означают. То есть счет 01 абсолютно не важнее, чем 91, и денег на нем не больше, и вообще он ничем не лучше. Просто так уж их обозначили. К слову, для бюджетных организаций изобретательные отечественные умы придумали совсем другие номера счетов по сравнению с планом для коммерческих фирм.

Две стороны каждого счета

У каждого счета есть два раздела - дебет и кредит. Цифры можно записывать в любой раздел, но дебетовые и кредитовые записи действуют противоположно друг другу. Поясним на примере. Вы открыли банковский счет. На следующий день, первого числа очередного месяца на него поступает 1 млн рублей. Эту сумму положено записывать в дебет счета 51, предназначенного для учета операций по банковским счетам (обозначается Дт 51). Затем вы перевели со своего счета партнеру 300 000 рублей, а также уплатили в бюджет 100 000 налогов. Эти две суммы записывают в кредит счета 51 (обозначается Кт 51). Вот и все движение ваших денег на банковском счете за месяц.

А теперь добавим еще несколько терминов. Суммы, попавшие в дебетовый раздел счета, называются дебетовыми оборотами. Соответственно, суммы, записанные по кредиту счета, - кредитовые обороты. Общая сумма по дебету за месяц (квартал, год) - это месячный (квартальный, годовой) дебетовый оборот. С кредитовыми суммами - аналогично.

В нашем примере месячный дебетовый оборот - 1 млн рублей, а кредитовый - 400 000 рублей. Сумма, которая сложилась на счете на начало или конец периода (в нашем примере - месяца), называется начальное или конечное сальдо. Конечное сальдо - это начальное плюс дебетовые обороты минус кредитовые. При этом если в нашем примере оно получается положительным, то считается дебетовым, а если отрицательным - кредитовым. Понятно, что по смыслу счета 51 его сальдо может быть только дебетовым: деньги или есть, или их нет, но с минусом их на счете быть не может. Забегая вперед, отметим, что для некоторых других бухгалтерских счетов возможно как дебетовое, так и кредитовое сальдо.

Наконец, добавим последний штрих к картине нашего счета. Предположим, что с предыдущего месяца у вас в банке осталось 10 000 рублей. Это - дебетовое сальдо на конец предыдущего месяца (оно же - на начало текущего). Тогда при расчете конечного сальдо текущего месяца эти 10 000 нужно добавить к месячным оборотам.

Проводка - запись сразу по двум счетам

В предыдущем разделе мы записывали суммы в дебет и кредит одного счета. Это еще не было двойной записью. Настоящие бухгалтерские записи хозяйственной операции делают сразу по двум счетам: в дебет одного и в кредит другого (корреспондирующего) счета. Как это будет выглядеть в нашем примере?

Свой миллион рублей вы получили от некоего покупателя, а для расчетов с покупателями в плане счетов предназначен счет 62. Поскольку на счете 51 этот приход записан в дебете, то на счете 62 его нужно занести в кредит. В условных бухгалтерских обозначениях это выглядит так:

Дт 51, Кт 62, Сумма 1 000 000.

Эта запись называется бухгалтерской проводкой. Далее, 300 000 вы заплатили некоему поставщику, а для расчетов с поставщиками отведен счет 60. Поскольку на счете 51 этот расход записан по кредиту, то на счете 60 его нужно занести в дебет. Проводка записывается так:

Дт 60, Кт 51, Сумма 300 000.

Наконец, запишем проводку для уплаты 100 000 рублей налога. Расчеты с бюджетом учитываются на счете 68, поэтому проводка следующая:

Дт 68, Кт 51, Сумма 100 000.

Вот эти три проводки и есть настоящие бухгалтерские записи по совершенным в нашем примере хозяйственным операциям. В результате этих проводок у нас возникли обороты не только по счету 51, но также кредитовый оборот по счету 62 и дебетовые обороты по счетам 60 и 68.

Общая картина - в оборотно-сальдовой ведомости

А теперь хорошо бы как-то увидеть общую картину движения сумм из нашего примера. Для этого существует таблица, названная оборотно-сальдовой ведомостью. В нее заносят обороты и сальдо по всем используемым счетам. В нашем примере таких счетов четыре: 51, 60, 62 и 68. Построенная для них за месяц оборотно-сальдовая ведомость будет выглядеть так:

Оборотно-сальдовая ведомость имеет сводный характер. К примеру, кредитовый оборот по счету 51 сложился из двух проводок - оплаты поставщику и уплаты налога. Если в течение рассматриваемого месяца будут проходить аналогичные операции по этим же счетам, то они будут записаны другими подобными проводками. В результате суммы в оборотно-сальдовой ведомости изменятся, хотя ее форма останется такой же. Если же появятся проводки по другим счетам, в оборотно-сальдовой ведомости появятся новые строки.

Конечное дебетовое сальдо по счету 51 означает, что на конец периода в кассе остались 610000 рублей. Если конечное сальдо по счету 60 дебетовое (300000) - значит поставщик из нашего примера на конец месяца является дебитором, то есть нашим должником: деньги получил, а товар еще не поставил. Кредитовое сальдо в 1 млн по счету 62 означает, что покупатель - наш кредитор: товар оплатил, но от нас его еще не получил. Как видим, в отличие от счета 51 счета 60 и 62 могут по смыслу иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Это отражает характер сложившихся у нас отношений с контрагентами.

Что будет дальше

Мы рассмотрели принципы бухгалтерских записей, хотя за этими принципами еще осталось множество деталей. Всего три операции из нашего примера породили обороты по четырем счетам. Однако план счетов ими не исчерпывается, да и каждый счет еще может быть разбит на субсчета, а те - на аналитические счета. В реальном же бизнесе при учете хозяйственных операций ежемесячно создаются обороты по десяткам счетов.

На следующем занятии мы привяжем эти счета к той схеме движения денежных и материальных ценностей, с которой начинался наш «Бизнес-класс».